4.4 Presentación del informe

CONTENIDO

PRESENTACIÓN

1. LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO

2. TÍTULOS Y SUBTÍTULOS

3. USOS DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS

4. ALGUNAS NORMAS DE PUNTUACIÓN

5. COMUNICACIÓN EMPRESARIAL ESCRITA La carta El informe El acta El aviso El memorando La circular 

6. ASUNTOS DE ORTOGRAFÍA GENERAL

7. NORMAS ICONTEC PARA TRABAJOS ESCRITOS Norma 1075: Divisiones y subdivisiones en documentos escritos Norma 1487: Citas y notas de pie de página Norma 1160: Referencias bibliográficas para libros, folletos e informes

PRESENTACIÓN

Con el propósito de unificar criterios en relación con la presentación de informes oficiales, se sugiere tener en cuenta las pautas que a continuación se relacionan. Es conveniente aclarar que para la elaboración de esta guía se han consultado las normas contenidas en la última versión de la Ortografía de la lengua española, la normativa de ICONTEC 

Sin embargo, también es del caso anotar que la definición del formato para la presentación de informes puede tener un sello especial que le imprime la institución generadora del informe, habida cuenta de que para algunos aspectos no hay claridad en la normativa.Este documento de trabajo contiene, básicamente, guías para: uso de mayúsculas, algunos elementos de puntuación, separación de párrafos,identificación de anexos, manejo de abreviaturas y siglas, sugerencias para unificación de tipo de letra en caso de citas textuales, tamaño y tipo de letra, espacios entre líneas, espacios entre título y párrafo, uso adecuado de algunas expresiones, y escritura de palabras extranjeras..

PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO

Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.

Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12.

La separación entre las líneas de un párrafo debe hacerse a 1.5

La separación entre párrafos y entre título y texto se hará doblando la separación de líneas, es decir, con doble enter.

No se debe subrayar.

Se recomienda no usar sangría. Es conveniente aclarar, en este punto, que la

Ortografía de la lengua española

Se presenta con sangría de tres espacios, aunque exista separación de párrafos. Sin embargo, para los informes de la Universidad de Medellín se sugiere no utilizar la sangría.

TÍTULOS Y SUBTÍTULOS

Es común que los informes deban recurrir a los subtítulos, o títulos secundarios, para identificar apartes de un tema específico. Para su tratamiento se recomienda:

Los títulos y los subtítulos se escribirán en negrita. Los títulos precedidos por un número deberán escribirse en mayúscula fija y en negrita. Ejemplo:

BIENESTAR UNIVERSITARIO

Obtención de los datos requeridos Ordenamiento de los datos y referencias bibliográficas que ilustren o refuercen las ideas Bosquejo del informe

Estructura del informe

Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia delinforme de investigación para un contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son:

Portada

: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.

Índice

: es igual al que se usa en un libro.

Resumen

: constituye la síntesis del trabajo o proyecto.

Introducción

: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.

Método

: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.

Resultados

: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.

Análisis

: Exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser del trabajo.

Conclusiones, recomendaciones e implicaciones

: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma

de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.

Bibliografía

: Sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.

Apéndices

: Tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

MEMORANDO

 Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de  informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos:

Para

: Nombre y cardo del destinatario

De

: Dependencia o cargo del remitente

Asunto

: Tema central del comunicado

Fecha

: Día, mes y año del comunicado

Firma

: Nombre del emisor del mensaje

CIRCULAR

Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente.Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:

Utilizar papel con membrete de la empresa

Escribir párrafos cortos

Concluir con saludo

Colocar la fecha en la parte inferior izquierda

Firmar debajo de la fecha

Elementos de una circular 

Identificación

: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.

Destinatarios

: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.

Fecha

: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.

Nombre

: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.